Jak zapewnić udaną współpracę zdalną?

Niezależnie od tego, czy pracujecie z zespołem z własnych domów, czy jesteście w delegacji, praca na odległość staje się codziennością w wielu biurach. Sposób, w jaki pracujemy – ciągle się zmienia, nie tylko teraz w czasach pandemii. Paul Clark, Senior VP oraz General Director EMEA w firmie Poly, przedstawia kilka ważnych wskazówek ułatwiających udaną współpracę zdalną z pracownikami.

praca zdalna
  • Szanuj czas innych ludzi

Najprostszym sposobem na okazanie szacunku do pracownika i jego czasu jest gruntowne przygotowanie. Osoba, która zaplanowała spotkanie, powinna zgromadzić odpowiednio wcześnie wszystkie materiały potrzebne do jego przeprowadzenia tak sprawnie i bezproblemowo, jak tylko jest to możliwe.

  • Używaj właściwej technologii

Należy przeanalizować różne rodzaje narzędzi dostępnych do wykorzystania. Warto upewnić się, że wszyscy współpracownicy korzystają z produktu lub usługi, która dokładnie odpowiada potrzebom zespołu. Zbyt dużo opcji może być przytłaczające dla użytkowników. Aby uniknąć jakichkolwiek nieporozumień, należy zweryfikować, czy wszyscy pracownicy używają tego samego rozwiązania i mają wystarczającą wiedzę na temat jego działania. Zainwestowanie w telefony konferencyjne z technologią czystego  dźwięku, narzędzia do wideokonferencji, czy też usługi udostępniania ekranu pozwolą na łatwą współpracę zdalną między pracownikami, a co za tym idzie podniesienie komfortu pracy całego zespołu.

  • Unikaj błędów w komunikacji

Często zdarza się, że niepoprawnie zinterpretujemy intencje innych – szczególnie gdy pracujemy na odległość. Dlatego ważne jest, aby być świadomym możliwych nieporozumień i błędnych wniosków wysnuwanych z wiadomości. Należy zwrócić szczególną uwagę na słowa, wyrażenia, pisownię, tony, godziny i daty. Jeśli napisany komunikat jest zbyt skomplikowany, warto zaplanować rozmowę telefoniczną lub czat wideo, aby nadal być aktywnie zaangażowanym w ramach współpracy zdalnej.

  • Dziel się informacjami o branży i firmie

Dzieląc się branżowymi nowinkami, członkowie zespołu mogą wymieniać się problemami lub informacjami potencjalnie korzystnymi dla firmy. Wymiana wiedzy i płynna komunikacja pozwalają wszystkim pracownikom na bieżąco śledzić wszelkie aktualności, wydarzenia i realizowane projekty, niezależnie od tego, czy są w biurze, czy pracują z domu.

  • Określ oczekiwania

Warto zadbać o jasne ustalenie standardów oraz opracowanie konkretnych wytycznych, które ułatwią proces porozumiewania się, a co za tym idzie – pracę zespołu. Dzięki temu uda się uniknąć nieporozumień w komunikacji. Należy ustalić, kto przyjmie na siebie poszczególne role, czego oczekujecie od każdego członka zespołu i ustalić normy dotyczące częstotliwości spotkań i responsywności.

  • Wspieraj pracowników

Menedżerowie mogą mieć duży wpływ na styl pracy ich pracowników. Dzieląc się pozytywnymi opiniami i analizując niepowodzenia, mogą pomóc osobom pracującym w domu, udzielając im merytorycznego wsparcia, którego niekiedy potrzebują. Regularne spotkania kontrolne pozwalają na omówienie wszelkich pojawiających się pytań, ale także umożliwiają nawiązywanie więzi, co przyczynia się do poprawy relacji w zespole.

  • Podnieś wydajność pracy wszystkich

Zarządzając zdalnym zespołem, nie zawsze widać, nad czym pracują inni. Ważne jest, aby dostrzegać osiągnięcia, nie tylko jednej osoby, ale wszystkich zaangażowanych w sukces projektu. Regularne wsparcie może prowadzić do poprawy samopoczucia pracowników i wzrostu ich zaangażowania.

Aktualności Poradniki