Obecna sytuacja na świecie zmusza wiele osób do pracy z domu. To, że nie spotykamy się twarzą w twarz nie oznacza, że nie możemy pozostać w kontakcie z naszymi współpracownikami. Platforma rozwiązań Cisco Webex pozwala na organizację spotkań z funkcją wideo w przestrzeni wirtualnej, przygotowywanie notatek, współdzielenie ekranu czy materiałów.
Praca w zespole sprzyja kreatywności. Czasami mamy problem, z którym nie możemy sobie poradzić, a chwila rozmowy z koleżanką czy kolegą, którzy siedzą obok, pozwala w chwilę znaleźć rozwiązanie. Nie musimy z tego rezygnować tylko dlatego, że pracujemy z domu. W takich sytuacjach doskonale sprawdza się funkcja czatu. Jeżeli nie wiemy jakie jest obłożenie pracą członków naszego zespołu, Webex Teams umożliwia sprawdzenie ich dostępności. Gdy sami planujemy dłuższą przerwę możemy to zaznaczyć np. wybierając „Na lunchu 🍽️.”
W okresie gdy praca z domu dla wielu z nas nie jest wyborem, a koniecznością podyktowaną względami bezpieczeństwa, eksperci Cisco radzą jak się do niej przygotować wykorzystując narzędzia do współpracy:
- Przenieś zespół do wirtualnego pokoju spotkań
Realizacja określonych projektów wymaga regularnej pracy zespołu. Webex Teams pozwala na stworzenie prywatnych pokojów spotkań, gdzie w jednym miejscu zbiorą się wszystkie potrzebne osoby. Adres URL pozostaje taki sam, dzięki czemu możesz łatwo go skopiować i ustawić cykliczne spotkania zespołu. Spotkania w przestrzeni wirtualnej mają wiele zalet. Notatki w formie cyfrowej są o wiele bardziej trwałe niż te sporządzone na tablicy w sali konferencyjnej, a każdy uczestnik spotkania ma do nich dostęp w dowolnym momencie.
- Postaw na wideo
Włączenie funkcji wideo podczas spotkań w przestrzeni wirtualnej sprawia, że uczestnicy są bardziej zaangażowani w ich przebieg. Możliwość zobaczenia reakcji osób pracujących przy danym projekcie pozwala lepiej zrozumieć intencje rozmówców. Możemy poczuć się tak jakby siedzieli obok nas. Dlatego – odwagi, nie bójmy się włączyć funkcji wideo.
- Zadbaj o tło i miejsce pracy
Skoro wiemy, że przez najbliższe dni będziemy pracowali w domowym zaciszu, warto zadbać o przestrzeń wokół nas, tak aby była ona ergonomiczna, wygodna i sprzyjała produktywności. Gdy korzystamy z funkcji wideo, powinniśmy starać się usiąść na tle gładkiej ściany. Duża liczba przedmiotów za nami może rozpraszać innych uczestników wirtualnego spotkania. Warto również wybrać miejsce naprzeciwko okna. Naturalne światło sprawi, że będziemy lepiej widoczni podczas wideokonferencji.
- Ogranicz hałas
Odgłosy w tle to zmora uczestników każdego spotkania. Jeżeli nie uczestniczymy w nim aktywnie pamiętajmy, aby włączyć funkcję „wycisz”. W przeciwnym wypadku wybierajmy ciche zakątki naszego domu, zamykajmy drzwi i okna na czas wideokonferencji. Jeżeli pracujemy w miejscu, gdzie trudno o ciszę i ciężko jest się skupić, warto skorzystać z zestawu słuchawkowego.
- Pamiętaj o przerwach
Praca w biurze stwarza okazje do przerw na kawę czy herbatę z innymi współpracownikami. Gdy jesteśmy w domu, można zapomnieć o tym, jak ważna jest chwila ruchu, odpowiednie nawodnienie i odpoczynek od monitora. Warto znaleźć czas, aby przygotować sobie coś do picia czy się rozciągnąć. W dłuższej perspektywie sprawi to, że będziemy bardziej efektywni i szybciej zrealizujemy powierzone nam zadania.